En caso de un cambio de mesa directiva en un condominio, es sumamente importante que la mesa directiva saliente entregue a la entrante todos los documentos y activos relacionados con la gestión del condominio para asegurar una transición adecuada y evitar problemas futuros. Si te preguntas qué documentos debe entregar la mesa directiva anterior a la nueva mesa directiva, aquí te proporcionamos todos los detalles.
¿Qué documentos debe entregar la mesa directiva anterior a la nueva mesa directiva?
Enseguida te proporcionamos una lista detallada de los documentos y demás elementos que deben ser entregados
1. Documentación Legal y Administrativa
- Acta de Asamblea de Elección de la Nueva Mesa Directiva: Certificada y firmada, con los nombres de los integrantes de la mesa directiva entrante.
- Reglamento del Condominio: En físico y/o digital, incluyendo modificaciones aprobadas en asambleas previas.
- Escritura Constitutiva del Régimen de Propiedad en Condominio: Si aplica.
- Padrón de Condóminos y Propietarios: Con información actualizada de contacto y unidades habitacionales.
- Actas de Asambleas Anteriores: Firmadas por los asistentes, con los acuerdos aprobados.
2. Documentación Financiera
- Estado de Cuenta Bancario: De todas las cuentas del condominio, actualizado a la fecha del cambio de mesa directiva.
- Presupuestos y Balances Anuales: Detallando ingresos, egresos y situación financiera actual.
- Facturas y Comprobantes: Relativos a pagos realizados durante su gestión.
- Deudas y Obligaciones Pendientes: Relación detallada de adeudos a proveedores, servicios o contratistas.
- Caja Chica: Con el monto existente, si aplica.
3. Contratos y Obligaciones
- Contratos Vigentes: Incluyendo contratos de mantenimiento, vigilancia, limpieza, jardinería, seguros, etc.
- Pólizas de Seguro: Con la información de cobertura y vencimientos.
- Convenios con Proveedores: Incluyendo los de servicios básicos como agua, luz, gas, entre otros.
4. Operaciones y Mantenimiento
- Manual de Operaciones: Si existe, con lineamientos para la administración diaria.
- Historial de Mantenimientos: Relación de reparaciones realizadas en áreas comunes y equipo del condominio.
- Inventario de Bienes: Lista actualizada de bienes muebles, herramientas y equipos propiedad del condominio.
- Llaves y Accesos: De oficinas, áreas comunes, tableros eléctricos, cisternas, y cualquier otra instalación restringida.
5. Documentación Digital
- Base de Datos Electrónica: Datos de los condóminos, pagos y morosidad, si es que gestiona de manera digital.
- Credenciales de Acceso: Usuarios y contraseñas de sistemas digitales, correo electrónico del condominio, plataformas de pagos, aplicaciones, etc.
6. Comunicaciones y Correspondencia
- Cartas y Comunicaciones Pendientes: Correspondencia dirigida al condominio o asuntos sin resolver.
- Historial de Comunicación: Comunicados, circulares o notificaciones importantes emitidas.
7. Proyectos y Planeación
- Proyectos en Proceso: Información de obras o proyectos pendientes con su estatus actual.
- Propuestas y Presupuestos: Documentación de propuestas no ejecutadas o en evaluación.
8. Otros Activos
- Sello del Condominio: Si existe, para validar documentos.
- Equipo de Oficina: Computadoras, impresoras o cualquier herramienta administrativa.
La entrega debe formalizarse a través de un acta de entrega-recepción, donde se detallen todos los documentos y bienes entregados, firmada por ambas partes. Esto sirve como respaldo legal para futuras aclaraciones.
Recuerda que en la plataforma de Residentia.net la Administración y/o Mesa Directiva pueden subir documentos importantes del condominio organizados por carpetas, así como llevar toda la información financiera, de los condóminos, comunicación, reservaciones, accesos y mucho más, de tal manera que al realizar una transición de una mesa directiva anterior hacia una nueva mesa, todo es más sencillo, la parte central es que el presidente de la mesa anterior le ceda las claves de acceso (usuario y contraseña) al nuevo presidente de la mesa entrante.
¡Muy bien! Ahora ya sabes qué documentos debe entregar la mesa directiva anterior a la nueva mesa directiva en caso de haber una transición.
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