Contar con amenidades dentro de nuestro condominio es algo que evidentemente le da un valor agregado y aumenta su plusvalía. No obstante, llevar el control de las reservaciones de espacios tales como albercas, salones de eventos, canchas deportivas, etc. puede ser un reto. En este sentido, lo más recomendable es usar un software de administración de condominios, que optimice y facilite el proceso de reservación.
Aquí les damos 5 consejos prácticos para llevar la reservación de amenidades con software de condominios, haciendo todo más fácil y práctico.
Cabe mencionar que idealmente los siguientes puntos deben protocolizarse e incluirse dentro del reglamento del condominio, si aún no se cuenta en éste con tales especificaciones, se debe llevar a cabo una asamblea para acordar cada uno de los siguientes aspectos referentes a las reservaciones.
1. Establezcan reglas claras para el uso de cada una de las amenidades
Es muy importante definir las reglas específicas para el uso de cada espacio. A través del software, se pueden configurar estas normas de forma clara para todos los residentes. Esto incluye horarios de uso, capacidad máxima y lineamientos para el cuidado de las instalaciones.
Tener reglas bien detalladas directamente en la plataforma evita malentendidos. Además, es importante incluir advertencias sobre sanciones en caso de incumplimiento, para fomentar el respeto hacia los espacios comunes y las demás personas.
2. Configuren un máximo de usos por domicilio al mes o a la semana
Para asegurar que todos los residentes tengan la oportunidad de disfrutar las amenidades, es esencial establecer límites de uso por domicilio. Por ejemplo, con el software para condominios de Residentia.net, se pueden configurar reservables especificando los días disponibles, horarios, número máximo de reservaciones por domicilio al día, a la semana, al mes o al año.
Esto no sólo promueve la equidad, sino que evita abusos por parte de quienes intenten monopolizar ciertas áreas. Por ejemplo, un salón de eventos podría limitarse a una reservación al mes por domicilio, asegurando así la disponibilidad para todos. Estas configuraciones pueden personalizarse según las características del condominio y las necesidades de la comunidad.
3. No permitan reservaciones simultáneas a menos que sea indispensable
Un problema común en los condominios es la superposición de reservaciones, especialmente en horarios de alta demanda. Es por esto que lo ideal es que dentro de la plataforma del condominio se eviten reservaciones simultáneas, esto a menos de que sea realmente indispensable y que así se haya determinado previamente en asamblea.
Un ejemplo de esto último ocurrió en un condominio, donde los residentes acordaron que la alberca podía ser reservada por máximo 3 domicilios simultáneos, con un máximo de 10 personas cada uno, teniendo un cupo máximo la alberca de 30 personas. Afortunadamente contaban con la plataforma Residentia.net, dándoles este nivel de control sobre las reservaciones.
4. Indiquen con cuántos días de anticipación se puede reservar cada amenidad
Otra funcionalidad clave es la posibilidad de establecer un plazo mínimo y máximo para poder hacer reservaciones. Por ejemplo, se podría permitir que los residentes reserven la palapa con dos días de anticipación cuando muy pronto, pero no más de tres meses antes de la fecha deseada.
Este enfoque evita que ciertos espacios queden bloqueados innecesariamente durante largos períodos, dando a todos la oportunidad de acceder a las amenidades de manera justa. Asimismo, se evitan las reservaciones a último momento.
5. Establezcan las restricciones aplicables a residentes morosos
Una ventaja significativa de plataformas de administración de condominios como Residentia.net es su capacidad de configurar fácilmente restricciones automáticas para los residentes que no están al día con sus pagos de mantenimiento. Esto puede incluir bloquearlos para que no puedan realizar reservaciones hasta que regularicen su situación financiera.
Implementar estas limitaciones no sólo fomenta el cumplimiento de las obligaciones económicas, sino que también es percibido como una medida justa por los residentes cumplidos. Es importante comunicar estas restricciones de manera clara y respetuosa, preferiblemente a través de notificaciones enviadas mediante el sistema.
Conclusión
La gestión adecuada de las amenidades en un condominio es fundamental para tener una convivencia armónica. Al implementar un software de administración con configuraciones específicas, como límites de uso, reglas claras y restricciones automáticas, los administradores y Mesa Directiva, pueden optimizar el acceso a los espacios comunes, brindando a los residentes una experiencia más organizada.
