¿Conoces las funciones de un administrador de condominios? Te sorprenderás de cuánto influye en la vida de los residentes y en el buen estado de la comunidad.
Ser administrador de edificios o condominios implica seguir las normas establecidas por la ley de propiedad en condominio, así como las del reglamento interno del conjunto. Este profesional no sólo se encarga del cuidado de las áreas compartidas y de la gestión de las relaciones entre vecinos, sino también de la ejecución de labores administrativas, financieras y supervisión del mantenimiento.
Se encarga de la cobranza, realiza presupuestos y hace planes de gastos. También, contrata personal, escucha reclamos, y organiza los arreglos que las instalaciones puedan necesitar.
¿Cuáles son las funciones de un administrador de condominios?
La administración de condominios implica planificar, organizar y dirigir un condominio o edificio asegurándose de seguir la Ley de Condominios local. El objetivo es lograr una gestión eficiente además de cuidar y vigilar los bienes de los propietarios. Toma la responsabilidad de los recursos del conjunto. Esto incluye los recursos financieros, el mantenimiento y el personal, con los cuales establece estrategias para que todo funcione correctamente.
Toda esta labor se hace trabajando en conjunto con el Comité, también llamado Mesa Directiva, y organizando reuniones para resolver problemas que puedan surgir con algún propietario.
Enseguida ampliaremos las principales funciones de un administrador de condominios.
Control de recursos financieros
Un administrador debe encargase del control de las finanzas del condominio. Esto incluye cobrar las cuotas de mantenimiento, manejar un fondo de reserva y dado el caso, pagar salarios. También, presenta balances, hace presupuestos y puede realizar propuestas para reducir la morosidad. Asimismo, se encarga del cobro de las multas por reglas no cumplidas, se ocupa del control de gastos comunes y elabora informes financieros periódicamente.
Es una tarea clave crear un presupuesto anual completo, de forma que se puedan planear los ingresos y egresos de los edificios y condominios para llevar un mejor control de las finanzas.
Gestión de residentes
El administrador del condominio mantiene actualizados los registros de los propietarios y arrendatarios de cada una de las unidades privativas del conjunto.
Asimismo, debe convocar a las asambleas cada vez que sea necesario, con la finalidad de proporcionar a todos los residentes la información importante de manera oportuna.
Otra de sus tareas es cuidar de las áreas comunes, asegurando que se cumpla el reglamento de uso de las mismas. Informa sobre las reglas nuevas aprobadas y si una persona incurre en una falta, el administrador se lo debe informar, aplicando la sanción correspondiente en caso de que esto aplique conforme al reglamento del condominio.
Atención de quejas y solicitudes
El administrador del condominio debe tener pies de plomo para atender las quejas y solicitudes de cada copropietario o residente. Darles un seguimiento adecuado es sumamente importante.
Planes de emergencias
Contar con planes de seguridad y evacuación en casos de emergencia es vital para prepararse ante cualquier eventualidad, como incendio, terremoto, inundación, corte imprevisto de energía eléctrica, etc. Asimismo, es sumamente relevante proporcionar esta información a los residentes de tal forma que conozcan los protocolos a seguir ante cualquiera de las situaciones mencionadas.
Contratación y supervisión de trabajadores
Dentro de las principales funciones del administrador está la contratación de las personas y/o empresas de mantenimiento, limpieza, seguridad, entre otros. Tiene la tarea de vigilar a los trabajadores, verificando que realicen sus tareas de forma adecuada. Puede destacar puntos a mejorar, dar retroalimentación y corregir comportamientos si es necesario. Esto con el propósito de asegurar que las necesidades de la comunidad sean cumplidas por lo cual los proveedores de dichos servicios deben tener las habilidades necesarias para hacer bien su trabajo.
Otra de sus tareas es asegurarse de mantener un registro actualizado de los trabajadores que tienen acceso al condominio, así como de acordar sus horarios y turnos para llevar a cabo las tareas encomendadas.
Mantenimiento de las instalaciones
Debe vigilar que las instalaciones, áreas comunes y servicios estén en buen estado. Está al pendiente de que las áreas comunes estén bien cuidadas. Esto incluye pasillos, escaleras, elevadores, jardines, zonas de entretenimiento de uso común, etc.
Leyes y reglamentos del condominio
Las personas que llevan la administración deben conocer la ley de propiedad en condominio local y el reglamento interno de la copropiedad. Esto es fundamental para que puedan cumplir y hacer cumplir las reglas a los residentes.
Si administras o vives en un inmueble ubicado en la Ciudad de México, te recomendamos visitar la página oficial de la PROSOC (Procuraduría Social de la Ciudad de México) para saber más sobre las reglamentaciones que aplican para inmuebles en la CDMX.
Innovación en la administración
En los últimos años, la innovación en la administración de condominios ha sido potenciada por el uso de software especializado que facilita enormemente las tareas de un administrador. Estas herramientas tecnológicas permiten una gestión más eficiente de todas las funciones, desde el seguimiento de la morosidad derivada del impago de las cuotas hasta la planificación y ejecución de reparaciones y medidas urgentes.
Herramientas como Residentia también ayudan a mejorar la comunicación con los residentes, facilitan el control de los pagos de mantenimiento, optimizan las reservaciones de las amenidades, ayudan a tener un mejor registro de los accesos de visitantes y residentes, entre muchas otros beneficios. Todo esto contribuye a una mejor convivencia vecinal, aumento de la plusvalía de los inmuebles, así como una administración más efectiva y moderna.
Beneficios de contar con un administrador
Contar con un administrador para su condominio es algo que les ayudará enormemente. Enseguida se indican de forma resumida los principales beneficios.
| Mantener todo en orden | Desde vigilar los mantenimientos preventivos y correctivos de cada una de las áreas comunes, hasta hacer cumplir el reglamento interno y ayudar a resolver conflictos de los vecinos, todo con la finalidad de lograr un ambiente armonioso de respeto y paz. |
| Llevar el control de las finanzas | Se ocupa de cobrar los importes de mantenimiento, controlar los gastos, hacer presupuestos e informes financieros claros. Esto ayuda a todos a entender cómo está la economía del condominio y así sentirse incentivados a seguir pagando sus respectivas cuotas. |
| Mejorar la seguridad | El administrador está al pendiente de que el personal de seguridad efectúe correctamente su trabajo, realizando visitas sorpresivas, o revisando las cámaras de seguridad y los registros de accesos al condominio. |
Como ves, la administración de edificios y condominios es esencial para el buen funcionamiento, la armonía y la seguridad de todos los residentes.
Conclusión
El administrador es responsable del buen funcionamiento de todos los aspectos del condominio. Se encarga de los asuntos financieros, supervisa al personal y está al pendiente de que todo se encuentre en buenas condiciones. Gracias a ellos, los residentes pueden vivir tranquilos, sabiendo que el administrador está a cargo.
