Un factor que contribuye bastante a la seguridad en los condominios es la implementación de un sistema adecuado de control de acceso de visitantes. El hecho de contar con registros de quién entra y sale del condominio en todo momento, permite contar con la información en caso de algún incidente. En este artículo veremos cómo validar accesos de visitantes en un condominio y para ello exploraremos primero las diferentes alternativas existentes.
Métodos de registro tradicional
Existen varios métodos para llevar a cabo el registro de accesos de visitantes en un condominio. Cada uno tiene sus ventajas y desventajas. La elección dependerá de los recursos disponibles así como de las necesidades específicas del lugar.
Registro de visitantes en libretas
Uno de los métodos más tradicionales para registrar el acceso de visitantes es el uso de libretas. Este sistema ha sido empleado durante años en muchos edificios y condominios debido a su simplicidad.
Ventajas:
- Simplicidad: No se requiere de tecnología avanzada. Cualquier persona puede utilizar una libreta y un bolígrafo para llevar el registro.
- Bajo costo: Al ser un sistema manual, el gasto es mínimo.
Desventajas:
- Fácil manipulación: Al ser un método manual, es fácil que los datos se escriban erróneamente ya sea intencionalmente o por falta de atención por parte de las personas que llenan la información. Asimismo, es susceptible de errores, como mala caligrafía o datos incompletos.
- Seguridad baja: Una libreta puede ser extraviada o dañada, comprometiendo la información.
- Poca accesibilidad: Para revisar un registro específico, se necesita revisar físicamente la libreta y buscar entre las páginas.
Aunque este método aún es muy usado, no ofrece el nivel de seguridad que puede esperarse en un entorno más digitalizado.
Registro de visitantes en Excel
Otro método es el uso de archivos en Excel para registrar a los visitantes. Este enfoque es más digital que el de las libretas, pero aún es considerado un sistema intermedio.
Ventajas:
- Organización: Permite llevar un registro más ordenado y buscar fácilmente a un visitante por nombre o fecha.
- Accesibilidad digital: Al ser un archivo, se puede acceder a él digitalmente y usar por ejemplo una nube para guardarlo.
Desventajas:
- Errores humanos: Como en cualquier sistema manual, el ingreso de datos sigue dependiendo totalmente de los guardias o de las personas encargadas de realizar los registros, por lo que hay margen para equivocaciones.
- Limitación de seguridad: Aunque Excel puede protegerse con contraseñas, no es un sistema diseñado específicamente para la seguridad de los registros de acceso.
- Tiempo de registro: Completar y revisar el registro puede resultar tedioso, especialmente en condominios con un flujo alto de visitas.
Este método ofrece más flexibilidad que las libretas, pero no cuenta con las funciones automatizadas que un sistema especializado puede proporcionar.
Uso de la tecnología para el control de accesos
En los últimos años, el uso de la tecnología ha revolucionado el control de acceso en los condominios. Los sistemas de registro digital han demostrado ser más efectivos y seguros, reduciendo mucho la mayoría de los problemas presentes en los métodos manuales.
Registro en una plataforma de control de accesos
Existen diversas plataformas diseñadas específicamente para gestionar el acceso de visitantes en condominios. Por ejemplo, Residentia.net es una plataforma que incluye una aplicación que permiten a los guardias de seguridad registrar visitantes de manera ágil y segura.
Ventajas:
- Practicidad de uso: Los datos de los visitantes se ingresan fácilmente y almacenan en una base de datos central. Los domicilios vienen precargados, para que el guardia seleccione con un clic el domicilio al que se dirige el visitante, además se puede tomar foto de su identificación y/o del vehículo, conforme sea requerido en cada condominio.
- Seguridad: Al momento de guardar la información, los datos se encriptan y se envían de manera segura al servidor para ser resguardados. En caso de robo o extravío del dispositivo usado para el registro, se puede inhabilitar la aplicación de manera remota evitando así un uso indebido.
- Notificaciones en tiempo real: Se envían alertas a los residentes cuando sus visitas han llegado, lo que añade una capa de confort y tranquilidad.
Desventajas:
- Costo de licencia: El uso de una aplicación de este tipo, suele implicar el pago de un licencia de uso mensualmente.
- Curva de aprendizaje por parte de los guardias: Requiere que los guardias aprendan a usarla, no obstante siendo una aplicación amigable y fácil de usar, los guardias se acostumbran rápidamente.
Este tipo de sistemas ofrece una solución integral que es mucho más eficiente y segura para los edificios, privadas, fraccionamientos e incluso empresas o cualquier lugar donde se requiera el registro de entrada y salida de visitantes.
Pre-registro de códigos de acceso QR
Otra solución avanzada es el pre-registro de visitantes mediante códigos QR (el cual también está incluido en Residentia.net). Con este método, los residentes pueden generar códigos de acceso únicos para sus visitantes, quienes, al llegar, sólo necesitan escanear el código para ingresar. Con esto se agiliza aún más el acceso y se reducen los errores de captura por parte del guardia, incluso se pueden automatizar los accesos mediante lectores que escanean los QR y abren automáticamente las puertas.
Ventajas:
- Eficiencia: Los códigos QR se pueden generar rápidamente y los visitantes no tienen que pasar por un proceso largo de registro.
- Seguridad: Estos códigos pueden tener límites de tiempo o usarse por única vez, conforme lo indique el usuario al momento de generarlos, reduciendo así el riesgo de accesos no autorizados.
- Fácil integración: Los códigos QR se pueden integrar con otros sistemas de seguridad, como plumas, portones y puertas eléctricas.
Desventajas:
- Requiere dispositivos móviles: Se necesita un dispositivo móvil por parte de los residentes.
- Dependencia de la señal de Internet: Para su uso se requiere tener acceso a internet y obviamente energía eléctrica. En el caso de los lectores QR autónomos es recomendable que se conecten a algún respaldo de energía eléctrica como un No-Break o un UPS (Uninterruptible Power Supply).
Este método ofrece mayor seguridad y rapidez, siendo una opción excelente para condominios que buscan soluciones tecnológicas efectivas.
Registro de servicios de entrega a domicilio
Los servicios de entrega a domicilio, así como los repartidores de comida o paquetería, también deben ser registrados correctamente. Este tipo de visitas suele ser rápido, pero es indispensable llevar un control adecuado para manejar este tipo de accesos.
Con base en lo explicado en el tema anterior, los residentes pueden pre-registrar a los repartidores, lo cual facilita y agiliza el proceso de ingreso sin comprometer la seguridad. Por ejemplo, Residentia.net cuenta con una función específica para estos casos, con lo cual incluso el residente puede enviar al repartidor un link con el QR de acceso, dado que las plataformas de delivery no suelen permitir envío de imágenes sino únicamente texto.
Entonces, ¿cómo se deben validar los accesos de visitantes en un condominio?
Ahora que conocemos las diferentes opciones que se tienen para el registro de visitantes, tal como hemos visto, la opción más segura, práctica y confiable es el uso de una plataforma de control de accesos. Con base en lo anterior, te daremos diversas recomendaciones de cómo validar los accesos de visitantes correctamente.
- Explicar el uso de la aplicación a los guardias para que aprendan a registrar entradas y salidas de visitantes con código QR de pre-registro y sin código, mostrando previamente un video-tutorial de la aplicación, y haciendo algunos ejercicios de ejemplo.
- Establecer dentro del condominio la generación de códigos QR de pre-registro de visitantes, con lo cual el residente capturaría previamente los datos de su visita, el guardia validaría el QR, capturando datos mínimos, agilizando así las entradas y reduciendo al mínimo errores de captura.
- Planear la adopción de la plataforma en tres fases, en la primera, el guardia registraría todas las entradas de visitantes sin código, en la segunda fase, se invita a los residentes a pre-registrar a sus visitas, de manera que los guardias registrarían entradas con y sin códigos QR, finalmente en la última fase, se indica a los residentes que para aumentar el nivel de seguridad del condominio únicamente se aceptarán entradas de visitantes con códigos QR.
- Enviar un comunicado a los residentes explicando la adopción del sistema, indicando los detalles así como la fecha de entrada en vigor de cada una de las fases mencionadas anteriormente.
- Dar indicaciones a los guardias para casos excepcionales y contingencias, para que sepa qué hacer en casos de emergencia o por ejemplo, si llega un visitante sin QR siendo que ya se dio la indicación de que sólo con código se dará acceso. Para éste último caso, lo recomendable es que el guardia registre la visita sin código y posteriormente la administración le notifique directamente al residente de la omisión invitándolo a cumplir con la regla, concientizándolo de que es por un bien mayor para todos.
Conclusión
Contar con un sistema de registro de visitantes eficiente en un condominio es fundamental para mejorar la seguridad y tranquilidad de los residentes. Las soluciones tecnológicas actuales como aplicaciones y sistemas de códigos QR, han demostrado ser la opción más eficaz para condominios modernos que buscan optimizar sus procesos de seguridad.
Te invitamos a leer el siguiente artículo: ¿Cómo validar accesos de residentes en un condominio?
